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谈谈文书档案案卷题名的拟写方法

时间:2019-05-15  来源:荆州市荆州小学

谈谈文书档案案卷题名的拟写方法

案卷题名就是一个案卷的名称、题目,它是以简练准确的语言概括揭示卷内文件的内容与成分。它是手工管理档案阶段非常重要的一种检索指南,也是档案人员对档案进行登记造册、编制各种检索工具的基础,所以拟写或修改案卷题名是立卷人员及档案管理人员必须做好的一项基本工作。笔者认为,拟写文书档案案卷题名时,应注意以下几个问题:

1、具体要求:

(1)文字简练、内容概括。一个案卷中有若干份文件,每份文件都反映一定的内容,要想一一列举是不可能的,也无必要。应当用简明、概括的文字将卷内最基本、最主要的内容揭示出来。案卷题名的字数一般保持在三、四十个字之内,最多不超过五十个字。尤其是目前,许多单位推行立小卷,问题比较单一,案卷题名用三、四十个字完全可以说明问题。对于问题比较杂的案卷,应按问题分成几个小卷,再分别拟写标题。

(2)结构完整。案卷题名一般由三部分构成,即责任者、问题、名称。文件内容针对特定时间的,题名中要标明年度,反映往来文书的,要标明收发文机关。具体每类案卷采用哪种形式,详见下文——案卷题名的构成形式。

(3)标点符号使用正确。从语法上讲,案卷题名不是一个完整的句子,而是一个偏正关系的词组。所以末尾一般不加句号,题名中如出现多个责任者或多种文件名称,并列的成分中间可用顿号。

2、案卷题名的构成形式:

(1)责任者+关于+问题+的+名称。这种形式适合于专题类文件组成的卷,即由一个单位在管理和业务工作中形成的政策规定、调研报告、请示批复、通知等文件组成的卷。这类文件是单位归档文件的主要组成部分,因而文书档案中80%的案卷提名均采用这种形式。如:宜昌市第一中学关于新教师培养工作的意见、方案。

(2)责任者+文件针对时间+问题+名称。这种形式适合于综合类、特殊形式的文件组成的卷,即由工作总结、计划、规划、安排、统计报表、名册、介绍信、党政会议记录等组成的案卷,这类文件时间性比较强,在标题中突出时间特征,便于检索和利用。如:宜昌市第一中学党委2001年工作计划、总结;宜昌市第一中学2002-2003学年度普通中学基层报表,宜昌市第一中学1999年行政会议记录、纪要等。

(3)时间+出版物名称。这种形式适合于单位编印的各种简报、信息、动态及公开出版的刊物等。如:2001年1-8期《宜昌市一中报》,2001年1-5期《一中简报》等。

(4)会议名称+文件。这种形式适合于会议文件组成的卷,召开一个会议可能产生请示报告卡、会议通知、秩序册、议程、会议讲话、报告、总结、典型材料等,如果将其内容、文件名称全部标出,题名显得很繁琐,可采用一种简洁 的方法,只点明会议名称,后面加上文件即可。如:宜昌市第五届三次教代会会议文件。

(5)通讯者+关于+问题+的+来往文书(或文件名称)。这种形式适合于由单位之间商洽工作的问函与复函、合同、协议书组成的案卷。宜昌市第一中学与XX建筑公司关于建造教学图书大楼的来往文书。 但对于重要问题的请示与批复、报告、指示,应另行立卷并具体标出文件名称。

3、各个部分的标注方法:

(1)责任者。标注责任者时一般要求,用全称或通用的简称,如“宜昌市第一中学党委”,“宜昌市第一中学”,“宜昌市一中教务处”而不能用“学校党委”、“本校”、“本处”等指代对象不明确的称呼。卷内文件的责任者较少时,应全部标出,责任者很多时,可将同一地区或同一系统的单位(部门)概括成一个总称,如“宜昌市教育局各部门”、“宜昌市第一中学各部门(处室)”如果总称中缺一、两个部门,可在总称之后加括号注明,如“宜昌市第一中学各部门(缺总务处)工作计划”。责任者是领导人的,要在其姓名前标明其职务和身份。如宜昌市委宣传部文成国同志在全市精神文明创建工作会议上的讲话。

(2)问题。标注问题时要求,不能把文件的内容一一堆砌到题名中,同类性质的问题可适当概括,不同性质的问题应逐一标明。目前施行立小卷、立薄卷,就是便于在案卷题名中标明问题。

(3)名称。指的是卷内文件的名称,也叫文种,(非公文写作中严格意义上“文种”含义)如“通知”、“报告”、“决定”等,文种较少时,可全部标出。文种较多时,可只标出重要的、有代表性的。性质相近的文种,如“计划”、“规划”、“安排”、“要点”等,可概括为“计划”"。会议卷、来往函件卷可用一些术语,如“文件”、“卷”、“ 来往文书”代替文种。

(4)时间。这里的时间指的是,卷内文件内容针对的时间,而不是成文时间。在标注时间时,一定要注明年度全称,不能把“1999”标为“99”,把“1998-1999”标为“98-99”,也不能用“今年”、“去年”、“明年”、“本学年”等指代不确定的词。

(5)介词“关于”和助词“的”的用法。为了更符合汉语表达习惯,拟写案卷题名时,一般在专题类、来往文书类组成的案卷题名中加介词“关于”和助词“的”,其他类案卷题名则可不加。 如宜昌市教育局、宜昌市第一中学关于继续教育工作的计划、总结等。

总而言之,案卷题名既要简明扼要、提纲挈领,又要全面、准确反映卷内文件内容。拟写案卷题名是一项非常严谨的工作和任务。不断提高案卷题名的拟写水平,是每一位档案工作者必需努力做到的。

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